Proces rejestracji spółki handlowej jest nico złożony i wymaga od zakładającego zmierzenia się z wieloma zadaniami i licznymi formalnościami, które są niezbędne do tego, aby dany podmiot mógł zacząć funkcjonować. Jednak można w dużym skrócie ująć to, jak wygląda zakładanie sp. krok po kroku i przedstawia się to następująco:
- Sporządzenie umowy spółki, która w zależności od formy działalności musi być sporządzona w formie pisemnej lub w formie aktu notarialnego, a więc w obecności notariusza.
- Wybór organów spółki okazuje się obowiązkowy w przypadku niektórych spółek. W innych natomiast jest nieobowiązkowy lub nawet nie istnieje możliwość, aby tego dokonać.
- Złożenie wniosku do KRS, a więc do Krajowego Rejestru Sądowego. Jest to obowiązkowe i wszystkie spółki handlowe muszą się temu obowiązkowi podporządkować. Rejestracja jest możliwa poprzez wypełnienie przeznaczonych do tego urzędowych formularzy, które są dostępne zarówno w Sądach Rejestrowych, jak i na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości. Prócz odpowiednich formularzy, należy również przedłożyć dokumenty takie, jak: umowa/statut danej spółki, dokument informujący o wyborze organów w spółce, listę wspólników, notarialnie potwierdzone wzory podpisów wspólników, którzy będą odpowiedzialni za reprezentowanie spółki, a także oświadczenie dotyczące wniesienia wkładów na pokrycie kapitału zakładowego.
- Zgłoszenie w ZUS-ie, Urzędzie Skarbowym i Urzędzie Statystycznym jest dokonywane automatycznie podczas rejestracji w KRS, gdzie należy również dołączyć formularze takie, jak: formularz NIP-1 z załącznikami przeznaczony dla Urzędu Skarbowego, formularz RG-1 przesyłany do Urzędu Statystycznego oraz formularz ZUS-ZPA, który kierowany jest do właściwej jednostki Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
- Złożenie wniosku o rejestrację spółki jako podatnika podatku od towarów i usług daje spółce możliwość skorzystania ze zwolnień zarówno podmiotowych, jak i przedmiotowych, a prócz tego także ze zwolnienia kwotowego. Na wypadek, gdyby spółka nie korzystała ze zwolnień, jest zobowiązana do tego, aby we właściwym Urzędzie Skarbowym złożyć odpowiednio wypełniony formularz VAT-R, natomiast gdyby zamierzała dokonywać różnego rodzaju transakcji wewnątrzwspólnotowych, także formularz VAT-R/UE.